Al 200 meter bouwarchief uit regio digitaal beschikbaar via Waterlands Archief

Om de kwaliteit van deze informatieobjecten, zoals bouwtekeningen, te borgen gaat er een heel proces vooraf voordat de dossiers online staan. Zo vindt er een technische controle van de scans plaats om te kijken of er bijvoorbeeld geen sprake is van overbelichting. Dit zou namelijk informatieverlies tot gevolg hebben. Omdat bouwtekeningen tot in de eeuwigheid bewaard blijven, wordt van het scanbedrijf een hoge kwaliteitstandaard geëist.  

Twee medewerkers die alles kunnen vertellen over de ontwikkelingen van dit omvangrijke project zijn Edgar Heineman en Frank Stootman. Bij de start van het project keken we met Stootman, medewerker beheer/depot, vooruit naar de pilot van het eerste blok te digitaliseren archiefblok. Nu blikken we met hem en Heineman, functioneel beheerder e-depot, terug op wat er in de afgelopen 4 jaar is gerealiseerd. En wat dit betekent voor de digitale dienstverlening van het Waterlands Archief.

Benaming simpel houden

Stootman: “We hebben nu bijna 20.000 bouwdossiers online staan en deze bevatten meer dan 31.000 individuele adressen.” De gedigitaliseerde bestanden beslaan tot nu toe ongeveer 9,5 TB geheugen vertellen de medewerkers van het Waterlands Archief.  Heineman: “We hebben vooral geleerd dat we het bij de benaming van bestanden simpel moeten houden. Ook om verwarring met het scanbedrijf te voorkomen. Zo zijn de namen van tekeningen meer gestandaardiseerd. Voor kleine bouwdossiers staat er bij de toegang op de website gewoon ‘tekening’ en bij grote bouwprojecten zijn de soorten tekeningen-bijvoorbeeld detailtekening of bestektekening-uitgesplitst. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en ook dat de te raadplegen bestanden niet te groot worden.” 

Online inzage 

Heineman: “Men kan gratis de bouwdossiers online inzien en downloaden op de website van het Waterlands Archief en hoeft hiervoor niet meer naar de studiezaal te komen. In principe is een heel dossier openbaar maar een uitzondering hierop zijn de aanvragen en de besluiten (de verleende bouwvergunning), hier staan persoonsgegevens in die vanwege de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) niet gepubliceerd mogen worden. Wel is het mogelijk om deze documenten in te zien in de studiezaal maar over het algemeen is de klant meer geïnteresseerd in bouwtekeningen. Een voordeel voor de klant is dat deze geen geld meer kwijt is aan het laten kopiëren van bouwtekeningen. Een bijkomend gevolg van het digitaliseren van de bouwvergunningen is dat er voorkomen wordt dat tekeningen schade oplopen door raadpleging of dat er tekeningen per ongeluk in een verkeerd dossier worden opgeborgen door klant of medewerker.”

Veel tijd

Stootman en Heineman: “Er is al veel meer gescand dan er online staat. Alle controles van de gedigitaliseerde bestanden en het plaatsen in het E-depot daarvan kosten veel tijd. De reeds gescande documenten die nog niet online staan, kunnen wel digitaal verstuurd worden naar de klanten. Dit geldt ook voor de archiefblokken die bij het scanbedrijf staan en nog gescand moeten worden. Hiervoor bestaat de mogelijkheid tot ‘scannen op verzoek’. Men hoeft daarvoor niet meer naar onze studiezaal te reizen voor inzage. Scannen op verzoek voor de overige blokken is niet mogelijk.” 

Nauwkeuriger

De gegevens worden tegenwoordig steeds nauwkeuriger.

“In het verleden werden er vaak vergunningen afgegeven voor woningen zonder dat daar een adres bij werd vermeld”, vertelt Heineman. “De beschrijving was dan: ‘bouw van 30 woningen’ en dan moest je het dossier fysiek pakken om te controleren welke adressen daarbij hoorden. Nu is het een kwestie van online de (situatie)tekeningen bekijken en dan via websites zoals Google Maps, Google Streetview of de BAG viewer (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) van het kadaster het bijbehorende adres op te zoeken. Zo vullen we steeds meer gegevens aan!”

De medewerkers van het Waterlands Archief zijn blij dat het digitale archief toegankelijker wordt met een betere en completere beschrijving van hetgeen online staat. Zoals het feit dat er steeds meer ontbrekende huisnummers bekend worden. “ Het is mooi dat we nu bijna 100 jaar aan verleende bouwvergunningen van de gemeente Wormerland (en rechtsvoorgangers) online hebben staan. Ook in 2024 gaan we door met het verder kunt u da digitaliseren van de bouwdossiers. Op de website kan iedereen steeds meer bouwarchieven uit onze mooie regio Waterland online inzien!” 

Handje helpen

Vooral bij oudere bouwblokken ontbreken vaak de huisnummers.  Mocht u een bouwtekening tegenkomen waarvan het huisnummer onbekend is en u herkent deze laat het dan weten via info@waterlandsarchief.nl