Eigenlijk zijn wij als ondernemer erg kwetsbaar en afhankelijk….
Vooral van onze software. Je merkt dit pas als de computers het niet meer doen. Het overkomt mij als notaris niet heel vaak, maar als het dan toch gebeurt kunnen ook mijn medewerkers niet meer actief bezig zijn met hun werk. De laatste keer dat het mij overkwam lag het gelukkig niet aan de soft- of hardware, maar aan een stroomstoring.
De oplossing op dat moment was om met een mobiele hotspot een paar laptops in de lucht te krijgen (gelukkig werken wij in de cloud), maar het was wel behoorlijk behelpen en hopen dat de accu’s het volhielden. Op zo’n moment word je als ondernemer toch even met je neus op de feiten gedrukt en realiseer je je weer eens hoe afhankelijk we geworden zijn van veel vanzelfsprekende zaken.
Maar wat nu als er wel iets mis zou zijn met de software? Stel nou mijn softwareleverancier is failliet gegaan? Dan heb je al die maanden dat je een factuur kreeg netjes betaald en leef je misschien wel in de veronderstelling dat je het softwarepakket ooit hebt gekocht. Helaas, het enige dat je koopt is een licentie, oftewel een recht om die software te gebruiken. Je softwareontwikkelaar is en blijft de eigenaar.
En als die failliet gaat, is de kans groot dat de curator alle licentieovereenkomsten opzegt en dat je als gebruiker dus met “blauwe” schermen te maken krijgt. En nog vervelender: op dat moment: geen toegang meer tot je agenda, je klantenbestand, je administratie enzovoorts. Alles wat je de dag ervoor nog “gewoon” kon, kan je ineens niets meer. En kun je waarschijnlijk ook nooit meer bij.
Maar wat had ik dan kunnen doen of nog belangrijker wat zou ik nu moeten doen? Vraag je softwareleverancier eens of bij zijn faillissement er een betrouwbaar back-upsysteem aanwezig is zodat je in elk geval voor dat moment door kunt gaan met je onderneming en niet al je gegevens zomaar kwijt bent? En wat meer technisch: is de zogenaamde broncode van die software in depot gegeven bij een IT-notaris zodat in elk geval die voor jou toegankelijk gemaakt worden. Ook daarmee kun je toch je werk voortzetten? Veel ondernemers realiseren zich dit niet.
En al helemaal niet dat heel veel ondernemingen, ook de kleinere, gebruik maken van specifiek voor die branche geschreven software. En die komen niet allemaal bij Apple of Microsoft vandaan maar van kleinere ontwikkelaars.
En ja, je las het goed. De IT-notaris(!). Dat lijkt een gewone notaris, maar is er eentje die wel over dit soort zaken heeft nagedacht en andere ondernemers daarbij kan helpen. Helpen om niet alleen de eigendom van woningen en aandelen in b.v. ’s vast te leggen, maar juist ook van intellectuele eigendom (auteursrechten), websites, domeinnamen en bedrijfskritische software waarvan je graag wilt dat die blijft werken zonder volledig afhankelijk te zijn van de ontwikkelaar daarvan.
Dat kan door een depot (ook wel “escrow” genoemd). Je softwareleverancier deponeert dan de broncode van zijn software bij je IT-notaris. Dat kan met een USB-stick of een DVD, maar kan tegenwoordig ook via een cloud-omgeving. In een contract wordt dan afgesproken wanneer de IT-notaris de broncode mag vrijgeven aan jou als gebruiker. De IT-notaris toetst samen met deskundigen of de auteursrechten wel eigendom van de softwareleverancier zijn en of de sleutel om de software aan te kunnen passen en opnieuw te installeren aanwezig is. Ook laat de IT-notaris via een netwerk van specialisten controleren dat er geen vreemde “hack-achtige” regels zijn opgenomen in de broncode waardoor je systeem op slot komt te zitten of makkelijk gehackt kan worden. De IT-notaris kan ervoor zorgen dat geen schijnzekerheid wordt geboden en dat je maximale zekerheid hebt om je onderneming draaiende te houden.
Dat geeft toch meer rust en zekerheid dan het idee dat ook uitval van je software, je koffieautomaat het nog wel blijft doen.
Meer weten? Neem contact op met je IT-notaris oftewel met Notariskantoor Ten Brinke B.V. aan (nu nog) de Heiligeweg 93 in Krommenie. Vanaf maandag 25 november zal dat de Dorpsstraat 1054 in Assendelft zijn. We blijven bereikbaar via 075-6474040 of info@notaristenbrinke.nl.