‘De secretaresse die alleen nog maar een briefje uittypt bestaat niet meer’
WORMER – “De secretaresse die alleen nog maar een briefje uittypt bestaat niet meer. Althans, dat hoop ik… (gulle lach) Vandaag de dag vervult een secretaresse een sleutelpositie in de organisatie. Je zorgt ervoor dat de directie zich niet met administratieve randzaken hoeft bezig te houden maar de focus op eigen werk kan houden. Niet voor niets is de plaats van de secretaresse in een organigram als staffunctie opgenomen”, zegt Brenda Eerdhuijzen. De inwoonster uit Wormer is één van de vele secretaresses die op 15 april in het zonnetje worden gezet tijdens de Nationale Secretaressedag. Al heeft Brenda daar zelf weinig mee op: ”Ik zie het als een commercieel verzinsel dat is overgewaaid uit Amerika.”
Waardering is goed, maar Secretaressedag is uit Amerika overgewaaid commercieel verzinsel
Bam! Die uitspraak van Brenda komt binnen. Tegelijk ziet ze het belang van waardering voor het werk van de secretaresse. Maar waarom zou je dat alleen op 15 april uiten? “Te vaak moet je de bos bloemen nog voor jezelf kopen omdat de werkgever het als verplichting voelt. Op die manier voegt zo’n dag niets toe. Ik zie liever de bloemen of doos chocolade vervangen worden door een vakinhoudelijke waardering voor je inzet. Bijvoorbeeld als je werkgever budget vrijmaakt om je een opleiding aan te bieden. Daar hebben we samen profijt van.”
ZaanLinQ
Ze mag dan persoonlijk weinig ophebben met die ene dag in het jaar waarin de ‘baas’ zijn secretaresse een attentie geeft voor haar harde werken, toch is het verhaal van Brenda het vertellen meer dan waard. Want ze is niet alleen secretaresse in hart en ziel, Brenda kan de functie zowel in loondienst als zelfstandig onderneemster belichten.
“Als secretaresse leer je alle lagen van een bedrijf kennen omdat je automatisch bij nieuwe projecten wordt betrokken. Waarbij discretie vanzelfsprekend is.” Dat het niet bij waarderende woorden voor het vak blijft, blijkt wel uit het feit dat Brenda de secretariaatswerkzaamheden van ZaanLinQ, het netwerk van Zaanse zakenvrouwen, voor haar rekening neemt.
Liefde voor het beroep
Het is niet zo gek dat Brenda met veel liefde over haar beroep praat. Uit haar cv blijkt dat ze al vroeg koos voor de richting bedrijfsadministratie. Om vervolgens door te groeien tot juridisch secretaresse. Bij Schoevers werden de spreekwoordelijke puntjes op de i gezet. Terwijl ze haar kennisniveau verder verhoogde met opleidingen als Financieel Management en Online Marketing Assistent. In loondienst leerde ze de fijne kneepjes in de praktijk bij onder meer een makelaar en advocatenkantoor.
Schop onder zitvlak
“Bedrijven waar ik met ontzettend veel plezier heb gewerkt. Maar op een gegeven moment was ik aan het eind van mijn doorgroeimogelijkheden. Ik heb mezelf de vraag gesteld ‘ga ik zo door of ga ik er vol voor als zzp’er? Langzaam rijpte het idee om voor mijn eigen succes te gaan werken in plaats voor die van een ander. Uiteindelijk heb ik mezelf een schop onder m’n kont gegeven en de knoop doorgehakt”, licht Brenda haar keuze voor haar eigen onderneming BE Your Office Support toe. Na ruim 25 jaar in verschillende loondiensten te hebben gewerkt, werd in 2018 de stap gemaakt om zich als zelfstandige in de markt te zetten (zie beyourofficesupport.nl).
Werkzaamheden
“Zeker spannend omdat ik ook iemand ben die van zekerheid houdt”, stelt Brenda. “Als zzp’er werken geeft me de mogelijkheid om in verschillende keukens te kijken. Daar kan ik behulpzaam zijn bij onder meer werkzaamheden als interim- en projectsecretariaat, of als management– of personal assistant en/of officemanager. Maar ook als gastvrouw bij beurzen, congressen en seminars. Of het opzetten en beheren van een online secretariaat.”
‘Brandjes blussen’
Haar keuze pakte goed uit en al snel diende de eerste klant zich aan. Inmiddels heeft Brenda al in vele keukens mogen kijken. Daarbij komt ze vaak in een situatie waar iets niet goed gaat, “Je bent altijd de persoon die ‘brandjes komt blussen’. Iemand die de boel weer vlot trekt. Ik word ook ingehuurd om achterstanden weg te werken. Of je vervangt iemand tijdelijk. Zo werken geeft mij veel voldoening. Ik ben er een ander mens door geworden. Assertiever. Zelfstandiger”, zegt ze zelfverzekerd.
Kwaliteiten
Het werken als zelfstandig onderneemster brengt haar ook op plaatsen waar je in loondienst niet snel komt. Zoals netwerkmeetings van de Zaanse zakensociëteit De Corner. Op het lijstje van kwaliteiten komt voor Brenda als zelfstandig secretaresse ook zaken kijken als kunnen netwerken en zichtbaarheid om nieuwe klanten te bereiken.
Het is duidelijk. Geen organisatie kan ‘lean en mean’ functioneren zonder goed werkende secretaresse. Tegelijk kun je de vraag stellen: is er wel genoeg waardering voor dit werk?
“Zeker, maar je moet er wel voor waken niet het afvoerputje te worden. Ik heb ook wel eens het idee gehad ’nu word ik voor een karretje gespannen wat ik niet fijn vind.’ Gemerkt dat er dingen ‘over de schutting‘ werden gegooid. Op zich hoort organiseren en ontzorgen bij je vak. Maar het is tevens een kwestie van goed je grenzen aangeven. Als secretaresse heb je eveneens de taak ervoor te zorgen dat wat er extern wordt gecommuniceerd, op de juiste manier de deur uitgaat. Samen met het management zorg je dat alles er gelikt uitziet en verloopt.”
Tot slot: waar moet een secretaresse aan voldoen?
“Een goede secretaresse beschikt ten eerste over een gezonde dosis zelfredzaamheid. Het spreekt voor zich dat zorgvuldigheid en accuraatheid bovenaan de lijst staan. En vergeet niet organisatiesensitiviteit. Heb je die kwaliteiten, dan werk je in zo’n ontzettend mooi vak!”
